Procedure Conflicterende belangen Helviass Verzekeringen BV

Het kan voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen het volmachtbedrijf en het of een bemiddelingsbedrijf. Wanneer er sprake is van een belangenverstrengeling tussen de intermediaire activiteiten enerzijds en de volmachtactiviteiten anderzijds, dan wordt er niet voldaan aan hetgeen de wetgever middels Wft  (artikel 3:17) heeft beoogd te regelen. Onderstaand de procedure Conflicterende situaties voor Helviass Verzekeringen BV.

Over Helviass, het Volmachtbedrijf:

Helviass treedt op als gevolmachtigd agent voor een aantal verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast werkt Helviass samen met geselecteerde assurantietussenpersonen. Helviass is een 100% dochteronderneming van Vanbreda Nederland BV. Dit heeft geen invloed op de bedrijfsvoering van Helviass Verzekeringen. Helviass is lid van de NVGA en volgt de procedures en richtlijnen die de NVGA voorschrijft aan haar leden.

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de daaruit voortvloeiende beslissingen voor Helviass zijn belegd bij de Directeur en de Manager Volmacht van Helviass. De feitelijk leider is de Manager Volmacht van Helviass.

Tekenbevoegd (KvK) namens Helviass zijn de Directeur en de Manager Volmacht.

De werkzaamheden die betrekking hebben op de uitoefening van het Volmachtbedrijf  (Acceptatie en Schadebehandeling) zijn slechts voorbehouden aan de acceptanten en schadebehandelaren van Helviass. Voorbeelden van deze werkzaamheden zijn onder andere; offertes verstrekken, mutaties verwerken, royeren polissen, gegevensverwerking ten behoeve van de Volmacht, beoordeling claims en fraudemeldingen. Als een van de genoemde situaties zich voordoet, zal Helviass handelen zoals overeen gekomen in het volmachthandboek, de procedures, werkinstructies en de volmachtovereenkomst met de risicodragende verzekeraar. Afwijken van deze volmachtovereenkomst door de feitelijk leider kan en mag, mits de betrokken verzekeraar hiermee vooraf heeft ingestemd. De medewerkers van Helviass hebben nooit een adviserende rol ten opzichte van verzekeringnemers.

Over samenwerkende partijen, het intermediair:

De met Helviass samenwerkende intermediairs behartigen de belangen van verzekeringnemers, verzekerden of begunstigden. Dit kan in tegenstrijd zijn met het behartigen van de belangen van het volmachtbedrijf en/of de verzekeraar.

Om te voorkomen dat de belangen van het volmachtbedrijf en een intermediair bedrijf met elkaar conflicteren, volgt Helviass het onderstaande beleid:

Beleid bij conflicterende situaties:

1. De directeur is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid;
2. Wanneer de in het volmachthandboek genoemde procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld moet worden, dan beslist de directeur.
3. Beslissingen om af te wijken van de in dit handboek genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:
   1. binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider;
   2. in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider en van de volmachtgever.
4. Indien er bij een schade gediscussieerd wordt over de schuldvraag en er zijn twee of meer van onze (volmacht)verzekerden bij betrokken, dan kan de schaderegeling geheel of gedeeltelijk uit handen worden gegeven aan één van de betrokken verzekeraars/volmachtgevers.